(趣旨)

第1条　この規程は、法令その他別に定めるもののほか、渋川地区広域市町村圏振興整備組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　事務は、文書によって処理することを原則とする。

(文書所管課長の職務)

第4条　総務課長は、組合における文書の管理に関する事務を総括する。

(主務課長の職務)

第5条　主務課長は、常に当該課における文書等が事務の流れに沿って適正に作成、取得又は管理されるように努めなければならない。

(文書等取扱主任)

第6条　主務課長の職務を補助するため、主務課に文書等取扱事務の総括責任者として文書等取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

(取扱主任及び文書等取扱者の職務)

第7条　取扱主任は、次の各号に掲げる事務を行う。

(文書の種類)

第8条　令達文書の種類は、おおむね次のとおりとする。

(到達文書等の処理)

第9条　組合に到達した文書等については、その事務を所掌する主務課において処理する。

(収受発送簿への登記)

第10条　文書等取扱者は、取扱主任から配布された文書のうち、次の各号に掲げる文書について、収受発送簿(別記様式第3号)に必要な事項を登記し、当該文書に文書番号を記入しなければならない。

(文書等の処理の原則)

第11条　主務課長は、文書等の処理の中心となり、当該文書等に係る処理方針及び処理期限を示して文書等の迅速な処理を図り、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(起案)

第12条　事務処理の発議は、起案用紙(別記様式第4号)を用いて起案する。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号の定めるところにより処理することができる。

(起案の要領)

第13条　文書は、次の各号に掲げるところにより起案するものとする。

(決裁)

第14条　起案文書は、渋川地区広域市町村圏振興整備組合事務専決規則(平成18年規則第5号)に定めるもののほか、順次上司に回議して決裁を経なければならない。

(合議)

第15条　他の課等に関係する事項を起案するときは、関係する課等に合議しなければならない。

(決裁の順序)

第16条　起案文書は、次の順序により決裁又は決定を受けなければならない。

(持ち回り決裁)

第17条　重要若しくは至急を要する事項で即決しなければならない起案文書又は特別な理由があるものについては、起案者又はその上司が自ら携帯して要旨を説明し、決裁を受けなければならない。

(文書の認印)

第18条　回議又は合議を求められた者は、その事案に異議がない場合は、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。

(決裁済起案文書の取扱い)

第19条　管理者又は渋川市の副市長である副管理者(以下「副管理者」という。)の決裁を経た決裁文書は、管理者又は副管理者の決裁印(別記様式第5号)を押さなければならない。

(決裁済起案文書の送付)

第20条　前条の規定により返付された決裁済の起案文書のうち、議案及び例規となるものについては、総務課に送付しなければならない。

(文書作成の要領)

第21条　文書等の作成に当たっては、次の点に留意しなければならない。

(文書所管課長の審査)

第22条　次に掲げる文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(機密文書の取扱い)

第23条　機密に属する文書等は、特に綿密な注意を払って取扱い、上部欄外その他の箇所に「秘」を朱色で表示し、書類入等に収め、当事者又は関係者以外の者の目にふれないよう取り扱わなければならない。

(文書の施行)

第24条　決裁済の起案文書中施行を要するものは、特別の場合を除くほか、直ちに施行しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第25条　条例、規則、庁達、告示及び公告は、組合名を冠して総務課においてその種別を付し、番号は、その種別ごとの例規番号簿により暦年による一連番号を付するものとする。

(公印の押印)

第26条　施行する文書は、渋川地区広域市町村圏振興整備組合公印規則(平成18年規則第7号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。ただし、権利、義務等に関係のない軽易な対外文書(回答、通知、送付等に関するもの)については、公印の押印を省略することができる。

(文書等の発送)

第27条　文書等を発送しようとするときは、主務課において封筒に封入し、又は郵送に必要な包装をし、発送するものとする。

(行政情報の取扱いの原則)

第28条　主務課長は、文書等を常に整理し、重要なものは非常災害に際し必要な措置がとれるようあらかじめ準備しておくとともに、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の区分等)

第29条　主務課長は、すべての文書を未完結の文書と完結した文書(以下「完結文書」という。)に区分して整理し、担当者以外の者でも当該文書の処理状況を常に知ることができるようにしておかなければならない。

(文書の整理保管)

第30条　文書は、ファイルに収納し、書架、ロッカー等事務室の一定の場所において保管しておかなければならない。ただし、帳票等でファイルに収納することが不適当と認められるものについては、この限りでない。

(編集)

第31条　前条の保管期間を完了した文書は、次の各号にしたがって編集しなければならない。ただし、次条に定める文書の保存年限の区分が1年の文書については、この限りでない。

(保存年限)

第32条　文書の種別及び保存年限は、次のとおりとする。

(文書目録の作成)

第33条　主務課長は、前条第3項に規定する文書保存年限区分表により、文書目録(別記様式第10号)を作成し、1部を総務課に提出し、1部を主務課に保存しておかなければならない。

(文書保存カードの作成)

第34条　主務課長は、第29条第2項の規定により編集した完結文書のうち前年度以前又は前年以前に属するものについて、当該簿冊の文書保存カード(別記様式第11号)を毎会計年度の当初に作成整備しなければならない。ただし、年度途中で変更があったものについては、その都度整備するものとする。

(保存期間の起算)

第35条　保存期間は、文書の処理が会計年度とされているものについては、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によることとされているものにあっては、当該年が終了した翌年の1月1日から起算する。

(文書の保存)

第36条　第30条第2項の規定により主務課における保管期間が終了した文書は、文書庫等において保存するものとする。

(文書の引継ぎ)

第37条　文書の引継ぎは、総務課長が主務課長から完結文書の引継ぎを受け、文書庫等に保存することにより行うものとする。

(庁外持出しの禁止等)

第37条の2　保管文書及び保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、特別の事情により、保管文書については主務課長の、保存文書については総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(行政情報の廃棄)

第38条　保存期間が満了した行政情報は、廃棄するものとする。

(永年保存文書の見直し)

第39条　総務課長は、永年保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から15年を経過するごとに主務課長と協議のうえ、保存の適否を決定するものとする。この場合において、廃棄処分するものと決定された文書については、前条の規定の例により処理するものとする。

(継続保存)

第40条　主務課長は、廃棄年度に至った保存文書のうち、特に廃棄の時期を延長する必要があると認めたときは、総務課長と協議のうえ、新たな保存期間を定め、保存時期を延長することができる。

(保存期間満了前の廃棄)

第41条　主務課長は、保存期間が満了する前の保存文書のうち廃棄することが適当と認めるものがあるときは、総務課長と協議のうえ、これを廃棄することができる。この場合において、廃棄処分するものと決定された文書については、第38条第2項の規定の例により処理するものとする。

(委任)

第42条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。