○渋川地区広域市町村圏振興整備組合行政情報等取扱規程

平成17年3月24日

庁達第1号

渋川地区広域市町村圏振興整備組合文書取扱規程(平成3年庁達第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書等の収受及び配布(第9条・第10条)

第3章 文書等の処理(第11条―第23条)

第4章 文書等の施行(第24条―第27条)

第5章 行政情報の整理、保管及び保存(第28条―第37条の2)

第6章 行政情報の廃棄(第38条―第41条)

第7章 雑則(第42条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、渋川地区広域市町村圏振興整備組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 行政情報 職員が職務上作成し、又は取得した文書等であって、各課等において組織的に用いるものとして、管理しているものをいう。

(2) 文書等 文書、図画、写真、フィルム、電磁的記録その他これらに類するものをいう。

(3) 文書 令達文書、一般文書、帳簿、台帳、カード、資料、電磁的記録その他これに類するものから出力又は採録されたものをいう。

(4) 図面 施設図面、地図、地籍図等をいう。

(5) 写真 工事写真、記録写真、航空写真等をいう。

(6) フィルム ネガフィルム、スライドフィルム、映画フィルム、マイクロフィルム等をいう。

(7) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(8) 主務課 渋川地区広域市町村圏振興整備組合行政組織規則(平成9年規則第3号)第1条に規定する課及び第3条に規定する会計課並びに出先機関をいう。

(9) 主務課長 前号に規定する課の長又は出先機関の長をいう。

(文書等の取扱いの原則)

第3条 事務は、文書によって処理することを原則とする。

2 文書等は、すべて正確かつ迅速に取扱い、事務が適正かつ能率的に処理されるようにしなければならない。

3 文書等で組織的に用いるものは、すべて行政情報として整理し、処理しなければならない。

(文書所管課長の職務)

第4条 総務課長は、組合における文書の管理に関する事務を総括する。

2 総務課長は、必要と認めるときは、主務課の文書事務について随時調査し、必要な措置をとることができる。

(主務課長の職務)

第5条 主務課長は、常に当該課における文書等が事務の流れに沿って適正に作成、取得又は管理されるように努めなければならない。

2 前項の規定により、主務課長が行う職務は次のとおりとする。

(1) 主務課における文書の受付に関すること。

(2) 文書の適正な保管、その他維持管理に関すること。

(3) 文書処理方針及び文書の作成その他文書事務の研修に関すること。

(4) 主務課で発生した文書の審査に関すること。

(文書等取扱主任)

第6条 主務課長の職務を補助するため、主務課に文書等取扱事務の総括責任者として文書等取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

2 取扱主任は、庶務を担当する係長の職にある者をもって充てる。ただし、庶務を担当する係長を置かない主務課にあっては、主務課長が指名する係長をもって充てる。

(取扱主任及び文書等取扱者の職務)

第7条 取扱主任は、次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 文書等の処理の促進に関すること。

(2) 文書等の審査に関すること。

(3) 文書等取扱事務の指導及び改善に関すること。

(4) 行政情報の公開に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書等取扱事務に関し必要なこと。

2 文書等取扱者(取扱主任を補助し、文書等取扱事務に従事する者をいう。)は、取扱主任の指導を受け、次の事務に従事する。

(1) 文書等の受領、配布及び登記に関すること。

(2) 保管文書及び保存文書の整理に関すること。

(3) 文書目録及び文書保存カードの作成に関すること。

(4) 行政情報の整理、保管、保存及び利用に関すること。

(5) 行政情報の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) 行政情報の持出し及び貸出しに関すること。

(文書の種類)

第8条 令達文書の種類は、おおむね次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条第1項の規定により制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 法令の規定、権限に基づく処分又は決定した事項を一般に公示するもの

(4) 公告 法令で公示する旨規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般に公示するもの

(5) 庁達 庁中一般又は特定の部課等若しくはこれらの職員に対して職務運営上の基本事項についての義務を命ずるもの

(6) 指令 個人又は団体からの申請その他の要求に対してなす具体的な命令

2 一般文書の種類は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司又は上級行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの

(2) 内申 内密に上申するもの

(3) 進達 個人、団体等からの申請、願等を意見を加えることなく上級行政庁に取り次ぐもの

(4) 副申 前号のもので意見を添えるもの

(5) 申請(願) 許可、認可、補助等一定の行為を求め、又は願うもの

(6) 報告 ある事実について、その経過等を知らせるもの

(7) 届 一定の事項について届け出るもの

(8) 協議 相手方に同意を求めるもの

(9) 照会 一定の事項について回答を求めるもの

(10) 回答 協議、照会等に対し、答えるもの

(11) 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属さない行為を求めるもの

(12) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項等について意見を求めるもの

(13) 答申 諮問事項につき、調査審議して意見を述べるもの

(14) 通知 相手方に事実を知らせるもの

(15) 証明 一定の事実を証明するもの

(16) 通達 下級庁又は下級職員に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等の指示その他一定の行為を命ずるもの

(17) 伺 上司の決裁を求めるもの

(18) 復命 上司から命じられた用務の結果その他を報告するもの

(19) 辞令 職員の身分に関し任命権者から本人に交付するもの

3 一般文書は、次のとおり区分して取扱うものとする。

(1) 庁内文書 主務課相互において収発する一般文書

(2) 庁外文書 前号に掲げる文書以外の文書

第2章 文書等の収受及び配布

(到達文書等の処理)

第9条 組合に到達した文書等については、その事務を所掌する主務課において処理する。

2 取扱主任は、文書等を査閲し、軽易なものを除き収受印(別記様式第1号)及び文書回議印(別記様式第2号)を押印した後、文書等取扱者に配布しなければならない。

3 文書等取扱者は、取扱主任から配布された文書のうち重要なもの又は異例なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、上司から示された処理方針及びこれに基づく必要な指示を受けて、速やかに事務処理を行わなければならない。

4 文書等取扱者は、自ら処理するもののほか、担当者に上司からの指示事項及び必要な説明を加え、文書を配布しなければならない。

(収受発送簿への登記)

第10条 文書等取扱者は、取扱主任から配布された文書のうち、次の各号に掲げる文書について、収受発送簿(別記様式第3号)に必要な事項を登記し、当該文書に文書番号を記入しなければならない。

(1) 国、県及び他の地方公共団体等からの通知、照会文書等で報告、回答等を要するもの(軽易なものを除く。)

(2) 組合の権利義務の得失に関する文書及び重要な文書で処理経過等を記録しておく必要があるもの

(3) その他主務課長が認めたもの

第3章 文書等の処理

(文書等の処理の原則)

第11条 主務課長は、文書等の処理の中心となり、当該文書等に係る処理方針及び処理期限を示して文書等の迅速な処理を図り、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(起案)

第12条 事務処理の発議は、起案用紙(別記様式第4号)を用いて起案する。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号の定めるところにより処理することができる。

(1) 起案について別に様式が定められているものについては、当該様式を用いて処理する。

(2) 庁内文書及び定例又は軽易な事案に係る文書の起案については、当該文書の余白欄に処理の要旨を朱記し、処理することができる。

(3) 事務の処理上、一定の帳票又は簿冊を用いることが適当なものについては、当該帳票又は簿冊を用いて処理する。

(起案の要領)

第13条 文書は、次の各号に掲げるところにより起案するものとする。

(1) 文書の起案は、1事案1起案を原則とし、事案が同じである場合には、第2案又は第3案として処理するものとする。

(2) 重要な起案については、あらかじめ上司の指示を受けること。

(3) 字句を修正し、又は削った箇所には、起案者が押印すること。

(4) 起案につき法令その他参考となるべき資料があるときは、起案の末尾に当該資料を添付する。

(5) 起案用紙には、起案年月日等、必要な事項を所定欄に記入しなければならない。

(決裁)

第14条 起案文書は、渋川地区広域市町村圏振興整備組合事務専決規則(平成18年規則第5号)に定めるもののほか、順次上司に回議して決裁を経なければならない。

(合議)

第15条 他の課等に関係する事項を起案するときは、関係する課等に合議しなければならない。

(決裁の順序)

第16条 起案文書は、次の順序により決裁又は決定を受けなければならない。

(1) 他の課等に関係のあるものは、関係課長等の合議を経てから事務局長の決裁を受ける。

(2) 他の部課に関係のあるものは、事務局長の決裁を経て、関係の深い部課に合議する。

2 合議を受けた課等は、直ちに査閲し、同意、不同意を決定するよう努めなければならない。

3 合議を求められて異議がある場合は、主務課長と協議し、なお協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

(持ち回り決裁)

第17条 重要若しくは至急を要する事項で即決しなければならない起案文書又は特別な理由があるものについては、起案者又はその上司が自ら携帯して要旨を説明し、決裁を受けなければならない。

(文書の認印)

第18条 回議又は合議を求められた者は、その事案に異議がない場合は、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。

2 合議先の認印は、原則として係長以上とする。ただし、審査を要するもの、その他特に必要があるものについては、この限りでない。

(決裁済起案文書の取扱い)

第19条 管理者又は渋川市の副市長である副管理者(以下「副管理者」という。)の決裁を経た決裁文書は、管理者又は副管理者の決裁印(別記様式第5号)を押さなければならない。

2 事務局長の専決を経た決裁文書は、事務局長の決裁印を押さなければならない。

3 主務課長の専決を経た決裁文書は、主務課長の決裁印を押さなければならない。

(決裁済起案文書の送付)

第20条 前条の規定により返付された決裁済の起案文書のうち、議案及び例規となるものについては、総務課に送付しなければならない。

(文書作成の要領)

第21条 文書等の作成に当たっては、次の点に留意しなければならない。

(1) 情報公開を前提に、プライバシーなどに十分配慮するほか、住民に分かりやすい形式及び表現となるよう配慮すること。

(2) 前例や慣例にとらわれず、事務の目的と根拠を自覚して、事務の流れに沿って文書等の作成を行うこと。

(3) 事務の流れに沿った経過記録として必要とされる会議、交渉又は協議の結果等については、日時、会議場所、双方の出席者氏名、件名、具体的内容等を記入した文書等の作成を行うこと。

2 文書は、次により作成しなければならない。

(1) 文書の用紙規格は、A4判を原則とする。

(2) 文書の書き方は、渋川市公文書作成要領(平成18年渋川市訓令第9号)の例による。

(文書所管課長の審査)

第22条 次に掲げる文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則その他例規となるものの案

(2) 議会提出議案

(3) 法令の解釈及び運用の方針に関する案

2 総務課長は、前項各号に規定する文書の審査をするときは、法令、条例、規則その他諸規程に抵触するもの又は訂正すべき字句があると認められるものについては、当該文書を所掌する主務課長に協議して、必要な措置をとるものとする。ただし、用語、用字、文体その他単純な誤りの場合は、起案の趣旨に反しない限りにおいて修正することができる。

(機密文書の取扱い)

第23条 機密に属する文書等は、特に綿密な注意を払って取扱い、上部欄外その他の箇所に「秘」を朱色で表示し、書類入等に収め、当事者又は関係者以外の者の目にふれないよう取り扱わなければならない。

第4章 文書等の施行

(文書の施行)

第24条 決裁済の起案文書中施行を要するものは、特別の場合を除くほか、直ちに施行しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第25条 条例、規則、庁達、告示及び公告は、組合名を冠して総務課においてその種別を付し、番号は、その種別ごとの例規番号簿により暦年による一連番号を付するものとする。

2 前項に掲げる文書以外の一般文書を施行する場合は、当該文書を収受発送簿に登記し、施行文書に別表第1に定める文書の課名表示に用いる省略記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

3 前項の文書番号は、会計年度による主務課ごとの一連番号とする。

4 第10条の規定により登記した文書に基づく施行文書は、当該文書の登記番号によるものとし、その経過を収受発送簿に記録しなければならない。

(公印の押印)

第26条 施行する文書は、渋川地区広域市町村圏振興整備組合公印規則(平成18年規則第7号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。ただし、権利、義務等に関係のない軽易な対外文書(回答、通知、送付等に関するもの)については、公印の押印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、その旨を当該起案中に表示し、決裁責任者の決裁を受け、当該文書の発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、対内文書は、公印の押印を省略するものとする。

(文書等の発送)

第27条 文書等を発送しようとするときは、主務課において封筒に封入し、又は郵送に必要な包装をし、発送するものとする。

2 郵送によって発送するものは、郵便切手を使用し、又は料金後納郵便物差出票(別記様式第6号)を郵便局に提出し、発送するものとする。

3 郵便切手は、郵便切手受払簿(別記様式第7号)を用い、使用期日及び枚数等その他必要事項を記入し、主務課で管理するものとする。

第5章 行政情報の整理、保管及び保存

(行政情報の取扱いの原則)

第28条 主務課長は、文書等を常に整理し、重要なものは非常災害に際し必要な措置がとれるようあらかじめ準備しておくとともに、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の区分等)

第29条 主務課長は、すべての文書を未完結の文書と完結した文書(以下「完結文書」という。)に区分して整理し、担当者以外の者でも当該文書の処理状況を常に知ることができるようにしておかなければならない。

2 完結文書は、会計年度ごとに整理区分するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに整理区分する。

(文書の整理保管)

第30条 文書は、ファイルに収納し、書架、ロッカー等事務室の一定の場所において保管しておかなければならない。ただし、帳票等でファイルに収納することが不適当と認められるものについては、この限りでない。

2 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間は主務課で保管しなければならない。

(編集)

第31条 前条の保管期間を完了した文書は、次の各号にしたがって編集しなければならない。ただし、次条に定める文書の保存年限の区分が1年の文書については、この限りでない。

(1) 文書の編集区分は、書目ごとの保存年限別、完結順とする。

(2) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、その旨を文書に記入する。

(3) 文書管理表(別記様式第8号)に所要事項を記載し、編集した文書ごとにこれを添付する。

(4) 簿冊の厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、これを超える場合は、分冊とする。

(5) 簿冊の表紙及び背表紙は、文書保存表紙及び背表紙(別記様式第9号)を用いる。

(保存年限)

第32条 文書の種別及び保存年限は、次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限はそれぞれ法令に定める保存期間又は時効期間とする。

3 文書は、別表第2に定める文書保存年限区分表により分類するものとする。

(文書目録の作成)

第33条 主務課長は、前条第3項に規定する文書保存年限区分表により、文書目録(別記様式第10号)を作成し、1部を総務課に提出し、1部を主務課に保存しておかなければならない。

(文書保存カードの作成)

第34条 主務課長は、第29条第2項の規定により編集した完結文書のうち前年度以前又は前年以前に属するものについて、当該簿冊の文書保存カード(別記様式第11号)を毎会計年度の当初に作成整備しなければならない。ただし、年度途中で変更があったものについては、その都度整備するものとする。

2 前項の規定により作成整備した文書保存カードは、1部を総務課に提出し、1部を主務課に保存しておかなければならない。

(保存期間の起算)

第35条 保存期間は、文書の処理が会計年度とされているものについては、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によることとされているものにあっては、当該年が終了した翌年の1月1日から起算する。

(文書の保存)

第36条 第30条第2項の規定により主務課における保管期間が終了した文書は、文書庫等において保存するものとする。

2 文書庫等は、総務課長が管理するものとし、常に清潔、整頓を維持し、火災予防に注意しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第37条 文書の引継ぎは、総務課長が主務課長から完結文書の引継ぎを受け、文書庫等に保存することにより行うものとする。

2 前項に規定する引継ぎは、主務課長が文書保存カードを簿冊に添えて総務課長に引き渡すことにより行うものとする。この場合において、総務課長は、引継ぎを受ける簿冊の編集状況、文書保存カード、簿冊の数等について審査するものとし、不備があった場合には、当該内容について補正を求めることができる。

(庁外持出しの禁止等)

第37条の2 保管文書及び保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、特別の事情により、保管文書については主務課長の、保存文書については総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

第6章 行政情報の廃棄

(行政情報の廃棄)

第38条 保存期間が満了した行政情報は、廃棄するものとする。

2 前項の規定により文書を廃棄する場合は、文書保存カードに廃棄年月日等必要事項を記載して、これを廃棄することができる。

3 廃棄を決定した行政情報は、総務課長又は廃棄を決定した主務課長が適当と認める方法(焼却、裁断、データの消去等)で廃棄するものとする。

4 第1項の規定にかかわらず、渋川地区広域市町村圏振興整備組合情報公開条例(平成17年条例第4号)により例によるとされた渋川市情報公開条例(平成18年渋川市条例第8号)に規定する公開請求又は渋川地区広域市町村圏振興整備組合個人情報保護条例(平成17年条例第5号)により例によるとされた渋川市個人情報保護条例(平成18年渋川市条例第9号)に規定する開示請求等がされている行政情報については、公開又は開示等の事務手続中に保存期間が満了しても、当該事務手続が終了するまでは、廃棄してはならない。

(永年保存文書の見直し)

第39条 総務課長は、永年保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から15年を経過するごとに主務課長と協議のうえ、保存の適否を決定するものとする。この場合において、廃棄処分するものと決定された文書については、前条の規定の例により処理するものとする。

(継続保存)

第40条 主務課長は、廃棄年度に至った保存文書のうち、特に廃棄の時期を延長する必要があると認めたときは、総務課長と協議のうえ、新たな保存期間を定め、保存時期を延長することができる。

(保存期間満了前の廃棄)

第41条 主務課長は、保存期間が満了する前の保存文書のうち廃棄することが適当と認めるものがあるときは、総務課長と協議のうえ、これを廃棄することができる。この場合において、廃棄処分するものと決定された文書については、第38条第2項の規定の例により処理するものとする。

第7章 雑則

(委任)

第42条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この庁達は、平成17年4月1日から施行する。

(渋川地区広域市町村圏振興整備組合文書保存規程の廃止)

2 渋川地区広域市町村圏振興整備組合文書保存規程(平成3年庁達第2号)は、廃止する。

附 則(平成18年庁達第3号)

この庁達は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年庁達第1号)

この庁達は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年庁達第1号)

この庁達は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成22年庁達第1号)

この庁達は、平成22年4月1日から施行する。

別表第1(第25条関係)

文書の課名表示に用いる省略記号

課の名称

省略記号

総務課

事業課

契約検査課

建築課

会計課

環境クリーンセンター

清掃センター

斎場

別表第2(第32条関係)

文書保存年限区分表

第1種 永年

1

組合議会に関する文書で重要なもの

2

条例、規則、その他例規の基礎となるもの

3

所轄行政庁の諸令達で重要なもの

4

所轄行政庁の通達及び往復文書で、将来の例証又は別例となるもの

5

異議の申立、訴願、訴訟等に関する文書で重要なもの

6

予算及び決算書

7

出納に関する帳簿及び文書で特に重要なもの

8

職員の任免、賞罰、給与等人事に関するもの

9

事務引継に関する文書で重要なもの

10

表彰に関すること。

11

許可、認可、契約等に関する文書で特に重要なもの

12

原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの

13

事業及び事業計画に関する文書で特に重要なもの

14

財産、公の施設及び市債に関する重要なもの

15

重要な図書で将来の参考となるもの

16

調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

17

その他永年保存の必要があると認められるもの

第2種 10年

1

組合議会に関する文書

2

所轄行政庁の通達及び往復文書で比較的重要なもの

3

所轄行政庁の諸令達で重要でないもの

4

許可、認可、契約等に関する文書で重要なもの

5

異議の申立、訴願、訴訟等に関する文書で重要でないもの

6

陳情、請願等に関する文書で重要なもの

7

原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

8

事業及び事業計画に関する文書で重要なもの

9

調査、統計、報告等に関するもので重要なもの

10

重要文書の収受発送に関すること。

11

出納に関する帳簿及び文書で重要なもの

12

不動産の取得、管理、処分等に関する文書で重要なもの

13

その他10年保存の必要があると認められるもの

第3種 5年

1

所轄行政庁の通達及び往復文書で重要でないもの

2

許可、認可、契約等に関する文書で重要でないもの

3

原簿、台帳等の簿冊で重要でないもの

4

事業及び事業計画に関する文書で重要でないもの

5

陳情、請願等に関する文書で重要でないもの

6

出納に関する帳簿及び文書で決算を終わり重要でないもの

7

不動産の取得、管理、処分等に関する文書で重要でないもの

8

広報に関する資料等で重要なもの

9

調査、統計、報告等に関する文書で重要でないもの

10

出張命令簿、出勤簿、休暇整理簿等

11

文書の収受発送簿及び金券収受簿

12

その他5年保存の必要があると認められるもの

第4種 1年

1

原簿、台帳等に登録を終わり、又は統計等の材料に供した文書

2

広報に関する資料で重要でないもの

3

一時の通知照会等で他日の参考を必要としない文書

4

職員の請願、届書類

5

その他1年の保管の必要があると認められるもの

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渋川地区広域市町村圏振興整備組合行政情報等取扱規程

平成17年3月24日 庁達第1号

(平成22年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章 公印・文書
沿革情報
平成17年3月24日 庁達第1号
平成18年2月20日 庁達第3号
平成19年3月23日 庁達第1号
平成20年3月25日 庁達第1号
平成22年2月17日 庁達第1号